Il 2019 è stato un anno importante dal punto di vista delle leggi e normative che gestiscono il commercio e la fatturazione in Italia: infatti, è stata introdotta la fattura elettronica obbligatoria non solo verso la pubblica amministrazione, come era già stato stabilito durante l’anno 2014, bensì anche per le prestazioni e cessioni di beni e servizi tra soggetti residenti, o identificati, sul territorio italiano, e passivi IVA. Dal primo gennaio 2019, attraverso la fatturazione elettronica, si trasmetteranno obbligatoriamente, in maniera telematica, i dati inerenti alle operazioni sopracitate direttamente all’Agenzia delle Entrate. Insieme alla fattura elettronica, vi sarà capitato di sentire parlare anche di “Conservazione Sostitutiva”, chiamata anche “Conservazione a norma”: scopriamo insieme di cosa si tratta.
La Conservazione Sostitutiva è un tipo di procedura, generalmente di tipo informatico, volta a garantire la validità legale dei documenti in formato elettronico, rendendoli legali tanto quanto i documenti cartacei certificati, senza perdita di dati e informazioni. La firma digitale, e la marca temporale, permetteranno alla Conservazione Sostitutiva di rendere immodificabile il contenuto informatico dei documenti e fatture in questione, e non permetterà la perdita di dati o non varierà la validità degli stessi, nel tempo.
Esattamente come è divenuto d’obbligo fatturare elettronicamente, anche la Conservazione Sostitutiva, dopo svariati assestamenti di normative, è divenuta poi obbligatoria e regolamentata attraverso il Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze, del giugno 2014, e ripresa successivamente anche nella Legge di Bilancio del 2018. I contribuenti, che hanno l’obbligo di conservare elettronicamente determinate fatture e documenti, dovranno acquisire adeguati sistemi di conservazione, al fine di garantire ai propri documenti le seguenti qualità: affidabilità, autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità. Ma come funziona la Conservazione Sostitutiva?
Utilizzando i software predisposti alla creazione di fatture elettroniche, legali e disponibili sul mercato, si potrà fare automaticamente la Conservazione Sostitutiva. Facendo le fatture elettroniche, e consequenzialmente la Conservazione Sostitutiva, si dovranno anche rispettare particolari specifiche, riassumibili in quattro fondamentali passaggi:
1 – Fattura in formato XML: bisognerà creare le proprie fatture in formato XML, ossia adatto per essere trasmesso al sistema di interscambio preposto dall’Agenzia delle Entrate; per farlo, basterà utilizzare dei software appositi disponibili.
2 – Indicizzare il documento: come per le fatture cartacee, anche le fatture elettroniche avranno bisogno di essere indicizzate attraverso numero e data, con la partita IVA del proprio cliente; indicizzare la fattura, la renderà reperibile più facilmente nell’archivio del sistema.
3 – Lotto di conservazione: una volta emessa la fattura elettronica, essa verrà inserita in gruppi chiamati “lotti di conservazione”, e permetterà di riordinarle in ordine cronologico.
4 – Marca temporale e firma digitale: entrambe queste due forme di autenticazione dei documenti, verranno apposte direttamente sui lotti di conservazione, rendendo così valido e immodificabile il contenuto al loro interno.
Attraverso la Conservazione Sostitutiva, tutte le informazioni e i dati sono conservati, in ordine e semplicità, attraverso le loro stesse procedure informatiche volte a garantirne la validità e qualità: risulta essere, infatti, un metodo molto vantaggioso ai fini pratici, oltre ad azzerare costi inutili aggiuntivi come quelli di spedizione, di stampa e altri dispendi dipesi dalla fatturazione cartacea. Risulta essere, anche, assolutamente pratica nella fruibilità, nell’identificare e nel recuperare determinate informazioni, in maniera facile, intuitiva e assolutamente sicura.